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8 Dicas para não errar na hora de nomear um Arquivo

8 Dicas para não errar na hora de nomear um Arquivo

Você já passou pela situação de escrever um documento, salvar o arquivo e depois perdê-lo completamente em sua máquina?

Além de ser muito importante fazer backups e salvar cópias de seus arquivos como medida de segurança, é preciso nomear cada um deles de forma que seja fácil encontrá-los e acessá-los sempre que necessário.

A melhor forma de nomear seus arquivos é definir um padrão lógico que seja fácil de lembrar e ser seguido por você, ou por sua equipe, caso seja compartilhado com mais pessoas. Foi pensando nisso que preparei esse guia rápido com dicas que te ajudarão a nunca mais perder um arquivo em seu computador. Confira!

  1. Crie uma nomenclatura padrão que seja comum a todos da equipe: assim, o acesso aos arquivos fica mais fácil, ágil e democrático;
  2. Dê nomes simples: escolha nomes que digam, em poucas palavras, o tema principal do conteúdo do arquivo. Evite nomes genéricos como “relatório” ou “documento”, mas também não seja extremamente específico, para evitar visitas indesejadas em seus documentos;
  3. Evite criar códigos: criar um código para nomear seus arquivos pode parecer uma boa ideia, mas a longo prazo isso tende a atrapalhar, pois o sistema de códigos pode deixar de ser familiar para você, além de não ser compreendido por outras pessoas;
  4. Registre versões: sempre que realizar uma edição, não se esqueça de atribuir uma versão para o arquivo. Para grandes alterações, use “v.1”, por exemplo; quando fizer uma correção ou alteração simples, você pode considerar como versão “v.1.1”. Fuja de nomes como “versão final” ou “corrigido”;
  5. Atribua a data: no final do nome, coloque a data invertida (ano, mês, dia), assim, sempre saberá quando foi feita a última alteração no arquivo;
  6. Crie pastas: depois de nomear, organize seus arquivos em pastas. E lembre-se de que toda a organização deve seguir uma lógica de nomenclatura, ou seja, não adianta nomear e agrupar seus documentos para guardá-los em uma pasta chamada “nova pasta”;
  7. Não guarde arquivos desnecessários: exclua duplicatas e evite acumular arquivos desnecessários, que podem poluir e atrapalhar a visualização daquilo que realmente importa. Crie pastas e arquive aquilo que é importante, mas já não está em uso. Deixe à mão apenas o que for necessário, assim não se confundirá na hora de abrir ou enviar um documento;
  8. Mantenha sua organização: toda vez que iniciar um documento, já salve com o nome de acordo com o padrão pré-definido por você e na pasta correspondente. Evite acumular pendências desnecessariamente.

 

Manter os arquivos bem nomeados e agrupados é fundamental para evitar que qualquer informação se perca. Seguindo essas dicas, você não perderá mais tempo procurando ou refazendo um documento.

Se desejar, você pode criar uma planilha ou mapa mental para guardar o nome de seus arquivos e assim criar um guia de consulta rápida que ajude a lembrar sobre o que se trata cada documento e onde pode encontrá-lo. Porém, tome cuidado com informações sigilosas, lembre-se de que a segurança deve vir em primeiro lugar.

Me conta aqui nos comentários se você conhece mais alguma dica para a nomenclatura e categorização de arquivos, vou adorar saber!

Obrigada, e até a próxima ;)

Comunidade Marketing de Gentileza
Tatiane Lucheis
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Escritora Criativa e Produtora de Conteúdo. Uma leitora que não sai de casa sem ter pelo menos um livro como companhia. Apaixonada por contar histórias.

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