Para que o seu evento seja um sucesso é preciso que haja um bom planejamento, é ele quem irá te ajudar em todas as etapas do evento.
Planejamento é o ato ou efeito de planejar, criar um plano para otimizar o alcance de um determinado objetivo.
Para simplificar, vamos pensar que você vai pegar a estrada no próximo feriado, mesmo sendo uma viagem rápida, você precisará se atentar a alguns detalhes, como:
Destino (país, cidade, local)
Motivo da viagem (visitar os parentes, conhecer novos lugares, relaxar, etc.)
Pessoas (quantas pessoas irão)
Tipo (praia, campo, montanha)
Clima (sol, chuva, neve)
Período (quanto tempo ficará, horas, dias, semanas, meses)
Local (hotel, casa de amigos e parentes, acampar, hostel, etc.)
Como chegará (avião, carro, ônibus)
Após definir os itens acima é preciso planejar os gastos financeiros, ou seja, os custos da viagem como refeições, passeios, lembrancinhas, entre outros, e ainda planejar o tempo que será preciso para arrecadar o valor e de qual forma será feito (se irá contar com uma poupança ou usará algum valor extra recebido).
São muitos detalhes a serem analisados antes de colocar o “pé na estrada”, não é mesmo?
Em eventos não é diferente, é preciso planejar cada detalhe para compor um evento, as mesmas regras para planejar uma viagem - mesmo que rápida - também servem para planejar um evento.
Continue a leitura que iremos esmiuçar as etapas desse processo.
Etapa 1
A primeira etapa é definir para qual dos stakeholders o evento será realizado.
Stakeholders, são todas as pessoas envolvidas no evento, fornecedores, produtores, clientes - internos e externos, etc.
Depois é preciso pensar o que essa persona (ou seja, a representação de uma pessoa ideal para o seu evento) quer, busca, anseia, se você já tem essa pessoa real você pode fazer uma pesquisa com ela para entender esses pontos e com isso alinhar com o planejamento do evento.
Tudo isso é muito importante para seguirmos para a próxima etapa.
Etapa 2
Nesta etapa você precisará responder algumas perguntas para ir compondo o planejamento do evento, são elas:
Qual o formato? Online, híbrido ou presencial.
Qual o objetivo que se quer alcançar por meio do evento?
Qual a data que será realizado? Levando em consideração o dia da semana e o calendário de eventos onde ele será realizado.
Qual será o tipo de evento. Palestra, workshop, congresso, etc.
Qual o período do evento? Manhã, tarde, vespertino ou noturno.
Em qual espaço será realizado o evento? Sala de hotel, sala de reunião, estúdio, plataforma online?
O que será necessário para compor esse ambiente? Se for presencial, precisamos pensar em mobiliário, cenografia, etc. Se for online ou híbrido, além dessas necessidades precisamos pensar em plataforma, ferramentas de engajamento, redundância de internet, etc.
Quem serão os palestrantes do evento? Importante pensar em uma agenda que seja diversa e inclusiva.
Como os participantes chegarão até o local? Se for presencial, é de fácil acesso? Se for online, é de fácil manuseio, responsivo para vários tipos de tela?
Será servido alimentação? Se sim, qual tipo? Vegetariana, mexicana, finger food, em formato de Coffee break, jantar, happy hour. Será entregue do formato de delivery?
Como serão as parcerias do evento? Apoiadores, Patrocinadores ou permuta.
Como os participantes saberão do evento? Convite, lista vip, anúncio impulsionado?
O evento será pago ou gratuito?
Terá distribuição de brindes? Que tipo de brindes? Ecológicos, gourmet, cadernos e canetas.
Finalizado essa etapa, daí sim poderemos seguir para a próxima.
Etapa 3
Aqui é hora de definir quais os tipos de metas que serão analisados no pós-evento, justamente para saber se os objetivos foram alcançados ou não e o que precisa ser melhorado, alguns exemplos de metas são: quantidade de inscritos, quantidade de interações durante o evento, quantidade de postagem nas redes sociais, etc.
Etapa 4
Por último, mas não menos relevante, será necessário considerar e colocar no papel cada custo para realização do evento. Criar uma planilha de custos é extremamente importante, mesmo que durante o processo de pré-produção haja aumento ou diminuição dos itens listados - vale lembrar que imprevistos acontecem.
Na planilha financeira você pode abrir abas e ir reunindo todas as informações pertinentes ao evento, como: fornecedores contratados, formas de pagamento e prazo, etc. Assim fica muito mais fácil para gerir todas as informações em um único documento, facilitando inclusive a programação com os pagamentos para não ter atrasos, hem!
Lembre-se que essas etapas são realizadas no pré-evento, porém será necessário monitorar durante a execução para ir ajustando e melhorando, afinal o evento é algo vivo e deve ser buscar melhorias constantes, combinado?
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